DOMUS GLOBALProtokół zdawczo-odbiorczy mieszkania zapisuje, w jakim stanie lokal i jego wyposażenie zostały przekazane najemcy. Pomaga obu stronom porównać ten stan z sytuacją przy wyprowadzce oraz rozliczyć media i ewentualne szkody. Najwięcej sporów budzą nie same rysy, lecz brak informacji, czy były widoczne już w dniu przekazania.
Nie wystarczy więc wpisać „mieszkanie w dobrym stanie”. Lepiej przejść przez lokal razem, opisać konkretne ślady i zachować zdjęcia. Ten sam dokument ma służyć właścicielowi i najemcy, a nie tylko jednej stronie.
Kiedy sporządzić protokół i co mówi ustawa?
Przygotujcie dokument przed wydaniem mieszkania, podczas wspólnego oglądania lokalu. Wpiszcie adres, datę i miejsce czynności, dane stron lub ich upoważnionych przedstawicieli oraz informację, do której umowy najmu odnosi się protokół. Odnotujcie też datę faktycznego przekazania lokalu i kluczy, jeśli różni się od daty podpisania umowy.
Art. 6c ustawy o ochronie praw lokatorów przewiduje sporządzenie przed wydaniem lokalu protokołu określającego stan techniczny i stopień zużycia instalacji oraz urządzeń; dokument stanowi podstawę rozliczeń przy zwrocie lokalu. W odniesieniu do lokalu spoza publicznego zasobu mieszkaniowego art. 6f pozwala stronom odmiennie ustalić w umowie prawa i obowiązki wymienione w art. 6a–6e.
Nie należy zakładać, że przepis działa identycznie w każdej umowie. W przypadku najmu okazjonalnego art. 19e wyłącza stosowanie art. 6c pod warunkiem zgłoszenia, o którym mowa w art. 19b ust. 1. Znaczenie ma także rodzaj najmu i treść umowy. Niezależnie od tego protokół jest praktycznym materiałem dowodowym.
Jak obejrzeć mieszkanie pokój po pokoju?
Zaplanujcie oględziny przy dobrym świetle, zanim najemca wniesie swoje rzeczy. Otwórzcie szafki i drzwi, sprawdźcie dostępne funkcje sprzętów oraz spiszcie wyposażenie pozostające w mieszkaniu. Przy każdym pomieszczeniu zanotujcie nie tylko listę przedmiotów, ale także ich stan:
- Przedpokój i pokoje: podłogi, ściany, sufity, drzwi, okna, rolety, oświetlenie, meble i widoczne ślady wilgoci. Sprawdźcie, czy okna i drzwi dają się zamknąć.
- Kuchnia: blaty, szafki, zlew, bateria, lodówka, piekarnik, płyta, okap i inne przekazywane sprzęty. Zanotujcie widoczne uszkodzenia oraz wynik prostego, bezpiecznego sprawdzenia działania.
- Łazienka: umywalka, toaleta, wanna lub prysznic, bateria, odpływy, płytki, fugi, lustro i pralka. Sprawdźcie, czy przy odkręceniu wody nie widać przecieku.
- Balkon, komórka lub inne przekazywane pomieszczenia: ich stan, wyposażenie i dostęp, jeśli są objęte najmem.
Zamiast „blat uszkodzony” wpiszcie na przykład: „kuchnia, blat przy zlewie, odprysk około 2 cm”. Jeśli nie można uruchomić urządzenia albo licznik jest niedostępny, zapiszcie „nie sprawdzono” i przyczynę, a nie „sprawny”. Nie wykonujcie samodzielnie niebezpiecznych prób instalacji gazowej czy elektrycznej; podejrzaną usterkę zgłoście i ustalcie dalsze postępowanie.
Liczniki, wyposażenie i klucze: co dokładnie wpisać?
Przy licznikach zapiszcie rodzaj medium, lokalizację, numer licznika, stan wraz z jednostką i datę odczytu. Jeśli licznik prądu ma kilka taryf, wpiszcie osobne wskazania. Dla wody rozróżnijcie licznik zimnej i ciepłej, jeśli występują; podobnie postąpcie z gazem lub innymi dostępnymi licznikami. Zdjęcie numeru i odczytu pomoże później zweryfikować zapis. Gdy odczyt nie jest możliwy, uzgodnijcie sposób i termin jego uzupełnienia.
W spisie sprzętów przydatne są marka i model, a w razie dostępności także numer seryjny, zwłaszcza gdy urządzenia są podobne. Zanotujcie stan widoczny, akcesoria i to, co rzeczywiście sprawdzono. Osobno policzcie klucze do mieszkania, budynku, skrzynki i pomieszczeń dodatkowych, a także piloty, karty i breloki. Przy każdej pozycji wpiszcie liczbę przekazanych sztuk.
Usterki, zdjęcia i naprawy: jak połączyć je z protokołem?
Każdą zauważoną wadę opiszcie w dokumencie i wskażcie jej miejsce. Zdjęcie ogólne pokazuje, gdzie znajduje się usterka, a zbliżenie — jej charakter. W protokole wpiszcie, że fotografie są załącznikiem, podajcie ich liczbę, nazwy plików i to, czego dotyczą, np. „Załącznik 1: kuchnia-blat-01.jpg — odprysk przy zlewie”. Ustalcie, gdzie znajduje się komplet: na przykład w podpisanym wydruku albo w plikach przesłanych obu stronom. Każda strona powinna zachować taką samą, dostępną kopię protokołu i załączników.
Jeśli strony uzgodniły naprawę, zapiszcie konkretnie: co ma zostać zrobione, przez kogo, do kiedy i kto ponosi uzgodniony koszt. Oddzielcie opis istniejącej usterki od zobowiązania do jej usunięcia. Po naprawie warto potwierdzić jej wykonanie i datę w podpisanym uzupełnieniu lub zachowanej korespondencji. Nie przypisujcie automatycznie każdej naprawy jednej stronie: odpowiedzialność zależy od przepisów, treści umowy i okoliczności.
Przykład: rysa na podłodze i niesprawna roleta
To przykład edukacyjny, nie opis rzeczywistej transakcji. Podczas wydania strony zauważają rysę na panelach w salonie oraz roletę, której nie da się podnieść. Wpisują lokalizację i rozmiar rysy, dołączają dwa opisane zdjęcia, a przy rolecie zaznaczają, że próba podniesienia się nie powiodła. Wynajmujący zobowiązuje się zorganizować naprawę rolety do uzgodnionej daty; strony zapisują także ustalenie dotyczące kosztu.
Przy zwrocie porównują zdjęcia i opis podłogi oraz sprawdzają, czy naprawa została potwierdzona. Sama obecność rysy przy wyprowadzce nie odpowiada jeszcze na pytanie, kiedy powstała ani czy się powiększyła. Dokument ułatwia rozmowę, ale nie rozstrzyga za strony całego sporu.
Protokół przy wyprowadzce i normalne zużycie
Przy zwrocie mieszkania ponownie przejdźcie przez te same pomieszczenia. Sprawdźcie wyposażenie, opiszcie nowe ślady i porównajcie je z protokołem początkowym. Zapiszcie końcowe stany i numery liczników, datę odczytu oraz liczbę zwróconych kluczy i pilotów. Jeśli pojawiają się zastrzeżenia dotyczące kosztów, wskażcie ich podstawę i zachowajcie dokumenty do rozliczenia. Podpiszcie protokół zwrotu i przekażcie kopię każdej stronie.
Częste nieporozumienie polega na uznaniu każdego śladu za szkodę albo przeciwnie — na nazwaniu każdego uszkodzenia zwykłym zużyciem. Art. 675 § 1 Kodeksu cywilnego stanowi, że najemca nie odpowiada za zużycie będące następstwem prawidłowego używania rzeczy. Ocena konkretnego śladu wymaga jednak uwzględnienia jego rodzaju, wcześniejszego stanu, czasu i sposobu korzystania oraz odpowiednich postanowień umowy i przepisów. Nie zakładajcie automatycznego rozstrzygnięcia także w kwestii odnowienia lokalu czy kaucji.
Co zrobić przy rozbieżnościach lub braku protokołu?
Nie podpisujcie stwierdzenia, że lokal jest „bez zastrzeżeń”, jeśli widzicie usterkę albo nie sprawdziliście urządzenia. Wpiszcie własne uwagi przy spornej pozycji, poproście o poprawkę i zachowajcie kopię. Podpis ma dotyczyć treści, którą obie strony mogły przeczytać i zrozumieć; nie dopisujcie później zmian do jednego egzemplarza bez uzgodnienia z drugą stroną.
Jeśli protokołu na początku nie było, nie oznacza to, że nie ma innych materiałów. Warto zachować zdjęcia, ogłoszenie, korespondencję, potwierdzenia napraw i odczyty mediów oraz zaproponować wspólne spisanie aktualnego stanu. Taki późniejszy zapis powinien wskazywać rzeczywistą datę i nie udawać dokumentu sporządzonego w dniu wydania. Przy sporze o kaucję poproście o pisemne rozliczenie i podstawę poszczególnych pozycji; w trudnej sprawie warto skonsultować dokumenty z prawnikiem.
Najczęstsze pytania
Czy zdjęcia wystarczą zamiast opisu? Zdjęcia pomagają, ale sam kadr może nie wskazywać daty, miejsca ani skali usterki. Połączcie je z opisem w protokole i zachowajcie komplet po obu stronach.
Czy trzeba wpisać każdą łyżeczkę? Szczegółowość dobierzcie do wyposażenia. Dla zestawu naczyń można podać rodzaj i liczbę sztuk; cenne albo uszkodzone przedmioty warto opisać osobno.
Co z usterką zauważoną po wprowadzeniu? Zgłoście ją drugiej stronie możliwie szybko, opiszcie miejsce, dołączcie zdjęcia i zachowajcie korespondencję. Ustalcie sposób sprawdzenia i ewentualnej naprawy.
Czy można podpisać protokół z zastrzeżeniami? Można zaproponować wpisanie konkretnych uwag przed podpisaniem. Jeśli strony nie uzgodnią treści, warto zachować własną dokumentację i nie potwierdzać stanu, z którym się nie zgadzacie.
Czy protokół automatycznie rozstrzyga zwrot kaucji? Nie. Jest ważnym punktem odniesienia, ale rozliczenie może wymagać także umowy, odczytów, dokumentów kosztów oraz oceny właściwych przepisów.
Nieruchomości w Polsce?
Przygotowujesz się do najmu i chcesz omówić kwestie związane z przekazaniem mieszkania? Skontaktuj się z DOMUS GLOBAL: wsparcie najemcy https://www.domusglobal.pl/rental-assistance lub napisz na [email protected].
Podstawa prawna: ustawa o ochronie praw lokatorów, art. 6c, 6f i 19e: https://eli.gov.pl/api/acts/DU/2023/725/text.html; Kodeks cywilny, art. 675 § 1: https://eli.gov.pl/api/acts/DU/2026/795/text/T/D20260795L.pdf. Materiał ma charakter informacyjny i nie zastępuje analizy konkretnej umowy i sytuacji.